Guía · explicado fácil
Cuenta de cobro: qué es y qué debe llevar
Es el documento con el que le pides el pago a quien te contrató cuando no estás obligado a facturar electrónicamente.
¿Quién la puede usar?
SÍ: Personas naturales que no son responsables de IVA ni están obligadas a facturar.
NO: Si eres responsable de IVA o la DIAN te obliga a facturar, la cuenta de cobro ya no sirve: necesitas factura electrónica.
¿Qué debe llevar?
• Ciudad, fecha y un número consecutivo.
• Nombre y NIT o cédula de quien te paga.
• Tu nombre y cédula.
• El valor en números y en letras.
• El concepto: qué hiciste y en qué periodo.
• Tus datos bancarios y tu firma.
¿Qué adjunto?
Casi siempre te van a pedir la planilla de seguridad social pagada del mes. A veces también tu RUT y una certificación bancaria.
¿Me pagan completo?
No siempre. Quien te paga puede descontarte retención en la fuente. Ese descuento no se pierde: es un adelanto de tu impuesto de renta.
Lo que mucha gente cree (y no es así)
"La cuenta de cobro es lo mismo que una factura." No: la factura electrónica se reporta a la DIAN; la cuenta de cobro no.
"No necesito numerarlas." Numerarlas te ayuda a llevar control y es lo que piden las empresas.
Cómo llenarla paso a paso
1. Escribe la ciudad, la fecha y un número consecutivo (001, 002…).
2. Pon el nombre y el NIT o cédula de quien te paga.
3. Escribe tu nombre completo y tu cédula.
4. Pon el valor en números y en letras. Nuestra calculadora escribe las letras por ti.
5. Describe el servicio y el periodo: qué hiciste, para qué contrato y de qué mes.
6. Agrega tus datos bancarios y firma.
Cuenta de cobro, factura y documento soporte
Cuenta de cobro: la usas si no estás obligado a facturar. Es un documento tuyo, sin reporte a la DIAN.
Factura electrónica: obligatoria si eres responsable de IVA o tus ingresos superan 3.500 UVT, entre otros casos.
Documento soporte: lo emite la empresa que te paga cuando le compras a alguien no obligado a facturar. Por eso tu cuenta de cobro sigue siendo válida para ellos.
Cuánto te pueden retener
Si cobras $2.500.000 de honorarios, la tarifa fija del 10% sería $250.000. Si informas que no tienes 2 o más trabajadores, con la tabla del artículo 383 la retención probablemente es $0. Calcúlalo en nuestra calculadora de retención por honorarios.
Errores comunes
• Repetir el número de la cuenta de cobro.
• Olvidar adjuntar la planilla PILA pagada del mes.
• No describir el periodo del servicio: muchas empresas la devuelven por eso.
• Cobrar un valor distinto al pactado en el contrato sin una adición firmada.
• Enviarla sin firma o sin tus datos bancarios completos.
Ejemplo de cuenta de cobro
Bogotá, 11 de octubre de 2026
CUENTA DE COBRO N.º 001
Empresa Ejemplo S.A.S. · NIT 900.123.456-7
Debe a: Ana María Pérez · C.C. 1.020.304.050
La suma de: $2.500.000 (Dos millones quinientos mil pesos)
Por concepto de: diseño de piezas gráficas, octubre de 2026
No soy responsable de IVA. Adjunto planilla PILA del periodo.
Consignar en: cuenta de ahorros N.º 000-000000-00
Así queda el documento que genera la calculadora de arriba con los datos de ejemplo. Cámbialos por los tuyos y descárgalo en PDF.
Cuándo y cómo enviarla
Envíala en la fecha que diga tu contrato, normalmente al final de cada mes o al entregar el trabajo. Mándala en PDF por correo a la persona encargada de los pagos, con la planilla PILA y, si te lo piden, tu RUT y una certificación bancaria. Guarda una copia de cada cuenta enviada.
Si no te pagan
Primero escribe por correo recordando el número de la cuenta, el valor y la fecha en que la enviaste. Si sigue sin pago, la cuenta de cobro y el contrato son tu prueba para reclamar. Para montos pequeños puedes acudir a un centro de conciliación o a un juez de pequeñas causas.
Fuentes
Estatuto Tributario, artículos 437 (responsables de IVA) y 616-1 (factura electrónica). Resolución DIAN 000167 de 2021 (documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar).
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar una cuenta de cobro?
Ciudad y fecha, número, datos de quien paga, tus datos, el valor en números y letras, el concepto, tus datos bancarios y tu firma.
¿Quién puede usar cuenta de cobro?
Las personas naturales que no están obligadas a facturar electrónicamente ni son responsables de IVA.
¿Qué adjunto a la cuenta de cobro?
Normalmente la planilla de seguridad social pagada del mes y, a veces, tu RUT.
¿Me pueden descontar retención?
Sí. Quien te paga puede descontarte retención en la fuente, que es un anticipo de tu impuesto de renta.
